Non Conformità HACCP: Come Gestirle e Documentarle

Una non conformità è uno scostamento da un requisito o criterio applicabile. Può riguardare alimento, processo, attrezzatura o documentazione. Scriverla nel registro è l’inizio della gestione, non la sua conclusione. Prima occorre capire se il prodotto è coinvolto, chi decide e quali azioni rendono nuovamente controllabile il lavoro.

Descrivere il fatto senza giudizi generici

Annota cosa è stato osservato, quando e dove, con quale dato o evidenza. «Frigo non conforme» è meno utile di una descrizione dell’apparecchio, della misura, del criterio e dei prodotti presenti. Distingui un valore misurato da una supposizione e conserva le informazioni che permettono di verificare il caso.

Non ogni scostamento dimostra automaticamente che tutto il prodotto sia pericoloso. Allo stesso tempo, un alimento dall’aspetto normale non dimostra l’assenza di un rischio. La valutazione deve collegare deviazione, pericolo e condizioni reali.

Prima azione: delimitare ciò che è coinvolto

Identifica ingredienti, preparazioni e lotti potenzialmente interessati. Se necessario, trattienili e separali con un sistema che impedisca l’uso involontario. Considera anche ciò che è già stato trasferito a un altro reparto o venduto, senza fermarti alla quantità ancora disponibile.

Chi esegue il controllo deve sapere come avvisare il responsabile e cosa può fare nell’attesa. Una sostituzione nel turno non deve rendere utilizzabile un contenitore trattenuto soltanto perché manca la persona che ha segnalato il problema.

Esempio: un ingrediente con identificazione persa

Una confezione aperta non consente di risalire al prodotto utilizzato o alle informazioni necessarie. Il responsabile cerca evidenze affidabili: confezione originale, documenti e collegamento con le preparazioni. Non attribuisce un lotto per analogia con una scatola simile.

La decisione deve riguardare sia l’ingrediente sia le preparazioni già ottenute, in funzione delle informazioni mancanti e del rischio. Applicare una nuova etichetta non risolve automaticamente la perdita del collegamento. Occorre poi correggere il sistema di apertura e trasferimento dei prodotti.

Decidere sul prodotto con criteri supportati

La procedura individua chi può autorizzare uso, ulteriori trattamenti, destinazioni appropriate o scarto. Le possibilità dipendono dal caso e dalle basi tecniche. Non utilizzare formule standard come «ricuocere sempre» o «mettere subito in frigo»: non risolvono ogni pericolo.

Conserva decisione, motivazione, quantità e responsabile. Se emergono elementi di alimento non sicuro, valuta gli obblighi di ritiro, informazione all’autorità e richiamo pertinenti ai fatti, secondo il Regolamento (CE) 178/2002. La gestione interna non sostituisce questi obblighi.

Correzione immediata e prevenzione della causa

Ripristinare una condizione risolve il problema presente: per esempio, sostituire un utensile danneggiato. Per impedirne la ripetizione occorre capire perché il controllo non lo ha rilevato o perché il danno si è verificato.

La causa può essere manutenzione, acquisto non adatto, carico eccessivo, istruzione poco chiara o mancata applicazione. Non attribuire automaticamente ogni evento a «errore umano»: se la procedura è impossibile durante il servizio, anche l’organizzazione deve essere modificata.

Verificare che l’intervento abbia funzionato

Stabilisci chi verifica, quando e con quale evidenza. Una foto della riparazione può documentare un intervento, ma non necessariamente la capacità dell’attrezzatura nelle condizioni reali. Per una procedura modificata osserva l’applicazione e riesamina le registrazioni pertinenti.

Chiudi il caso quando le azioni previste e la loro verifica sono completate, mantenendo tracciabile ciò che resta aperto. Più anomalie dello stesso tipo richiedono un riesame del sistema, non nuove schede identiche senza cambiamenti.

Una scheda comprensibile agli addetti

Usa campi per fatto, criterio, prodotto coinvolto, azione immediata, decisione, causa, intervento e verifica. Mantieni linguaggio concreto e responsabilità identificabili. Le evidenze devono permettere al turno successivo di capire cosa è stato trattenuto e cosa è stato autorizzato.

Un corsista può esercitarsi su una segnalazione e distinguere le azioni sul prodotto da quelle sull’attrezzatura. Consulta la gestione del manuale HACCP per collegare schede e procedure e la formazione per l’addestramento.

Serve una scheda diversa per ogni tipo di problema?

Non necessariamente. Un modello può coprire casi diversi se mantiene le informazioni pertinenti e non impone decisioni automatiche.

La decisione sul prodotto resta distinta dalla riparazione

Nel verbale interno registra separatamente destino degli alimenti e ripristino dell’attrezzatura. Un frigorifero tornato funzionante non rende automaticamente idonei i prodotti coinvolti nel guasto. Il responsabile deve valutare le informazioni pertinenti secondo criteri supportati e applicabili al caso, collegando la decisione alle registrazioni delle temperature disponibili.

Se vengono trasferite vaschette in un’altra unità, mantieni identificazione e stato di sospensione fino alla decisione. Il collega del turno successivo non deve interpretare la presenza nel frigorifero corretto come autorizzazione al servizio.

Chiudi l’episodio quando entrambe le questioni sono documentate: alimenti gestiti e causa affrontata. Se mancano dati per ricostruire le condizioni, questa incertezza deve far parte della valutazione, senza sostituirla con una misurazione eseguita soltanto dopo il ripristino.

Fonti primarie

• Regolamento (CE) 852/2004, articolo 5.
• Regolamento (CE) 178/2002, articoli 14, 18 e 19.